Kabupaten Jombang, yang dikenal sebagai “Kota Santri” dan pusat pendidikan Islam di Jawa Timur, terus menunjukkan komitmennya dalam membangun tata kelola pemerintahan yang transparan dan akuntabel. Salah satu aspek krusial dalam mewujudkan visi tersebut adalah pengelolaan arsip yang efektif. Dalam sambutannya pada Gelar Pengawasan Kearsipan 2025 di Pendopo Kabupaten Jombang pada 25 Agustus 2025, Bupati Jombang Warsubi menegaskan, “Setiap lembar arsip adalah rekam jejak kebijakan, instrumen akuntabilitas publik, dan alat bukti hukum bagi setiap pelaksanaan program dan kegiatan.” Pernyataan ini mencerminkan pentingnya arsip sebagai fondasi pemerintahan yang baik, terutama di era digital yang menuntut transformasi menuju Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE).
Perubahan paradigma dalam pengelolaan arsip dari tumpukan kertas berdebu menjadi sistem manajemen dokumen digital yang canggih telah menjadi fokus utama Pemerintah Kabupaten (Pemkab) Jombang. Dengan dukungan teknologi informasi dan kebijakan nasional seperti Sistem Informasi Kearsipan Nasional (SIKN) dan Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN) dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), Jombang berupaya meningkatkan efisiensi, aksesibilitas, dan akuntabilitas melalui digitalisasi arsip. Artikel ini akan mengulas secara mendalam peran arsip dalam tata kelola pemerintahan, transformasi digital di Jombang, tantangan yang dihadapi, serta langkah-langkah strategis untuk mendukung pengelolaan arsip di era SPBE.
Pentingnya Arsip sebagai Rekam Jejak Kebijakan dan Akuntabilitas Publik
Arsip, dalam konteks pemerintahan, bukan sekadar dokumen yang tersimpan di gudang. Seperti yang ditegaskan oleh Bupati Warsubi, setiap lembar arsip merupakan rekam jejak kebijakan yang mencerminkan proses pengambilan keputusan, pelaksanaan program, dan hasil yang dicapai. Arsip mencakup dokumen seperti Surat Keputusan (SK), laporan kegiatan, kontrak, dan catatan sejarah, yang semuanya menjadi bukti autentik atas tindakan pemerintah. Dalam konteks hukum, arsip berfungsi sebagai alat bukti yang dapat digunakan dalam audit, penyelesaian sengketa, atau penegakan hukum. Misalnya, arsip SK pemisahan Jombang dari Mojokerto pada tahun 1910 menjadi bukti sejarah pembentukan kabupaten ini, sementara arsip pembangunan Ringin Contong (monumen tower air kolonial) mencerminkan kebijakan infrastruktur masa lalu.
Selain itu, arsip adalah instrumen akuntabilitas publik yang memungkinkan masyarakat untuk memantau kinerja pemerintah. Dengan akses terhadap arsip, masyarakat dapat mengevaluasi apakah kebijakan yang dijalankan sesuai dengan visi pembangunan daerah, seperti yang tercantum dalam Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah (RPJMD) Jombang. Dalam hal ini, arsip tidak hanya mendukung transparansi, tetapi juga memperkuat kepercayaan publik terhadap pemerintahan. Data dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispersip) Jombang menunjukkan bahwa pada tahun 2025, sebanyak 30 Organisasi Perangkat Daerah (OPD) mencapai kategori A (Memuaskan) dalam pengawasan kearsipan, sebuah indikator meningkatnya kesadaran akan pentingnya arsip.
Transformasi Digital dalam Pengelolaan Arsip
Di era digital, paradigma pengelolaan arsip telah bergeser secara signifikan. Bupati Warsubi menegaskan, “Paradigma kita tidak boleh lagi memandang arsip sebagai tumpukan kertas berdebu di gudang atau menyepelekan tugas pegawai kearsipan.” Sebaliknya, arsip kini dikelola melalui sistem manajemen dokumen digital yang terintegrasi, didukung oleh infrastruktur teknologi informasi yang kuat. Transformasi ini sejalan dengan kebijakan SPBE, yang bertujuan mengoptimalkan layanan pemerintahan melalui teknologi digital.
Di Kabupaten Jombang, digitalisasi arsip telah dimulai melalui integrasi dengan SIKN dan JIKN ANRI. Melalui platform ini, arsip statis dan dinamis, seperti dokumen pembangunan, laporan keuangan, dan catatan sejarah, diunggah ke sistem digital yang dapat diakses secara daring. Salah satu inovasi unggulan adalah “SOS LINA NUMPAK SEPEDA JENGKI” (Sosialisasi Literasi Arsip Anak Menuju Peningkatan Wawasan Sejarah dan Pembangunan Daerah Jaringan Informasi Kearsipan Nasional Berkibar), yang memungkinkan anak-anak dan masyarakat mengakses arsip melalui QR code atau portal JIKN. Pada pameran “Tetenger Kabupaten Jombang” 2025, misalnya, masyarakat dapat melihat dokumen seperti naskah legenda Kebo Kicak dan foto Pendopo Kabupaten Jombang secara digital.
Digitalisasi arsip membawa sejumlah manfaat, antara lain:
- Efisiensi dan Aksesibilitas: Arsip digital dapat diakses kapan saja dan dari mana saja, mengurangi ketergantungan pada dokumen fisik yang rentan rusak.
- Transparansi: Sistem digital memungkinkan pelacakan dokumen secara real-time, mendukung akuntabilitas dalam pelaporan pertanggungjawaban pemerintahan.
- Pelestarian: Digitalisasi melindungi arsip dari kerusakan fisik, seperti kelembapan atau kebakaran, yang sering menjadi masalah di gudang arsip tradisional.
- Inklusi: Dengan platform daring, masyarakat dari berbagai lapisan, termasuk pelajar dan komunitas pedesaan, dapat mengakses informasi sejarah dan pembangunan.
Namun, digitalisasi juga menuntut infrastruktur yang memadai, termasuk server, perangkat lunak, dan konektivitas internet yang stabil. Untuk itu, Bupati Warsubi meminta Sekretaris Daerah dan Tim Anggaran Pemerintah Daerah (TAPD) untuk memastikan ketersediaan anggaran, sarana prasarana, dan sumber daya manusia yang kompeten di bidang kearsipan.
Pelaksanaan Pengelolaan Arsip di Jombang
Pemkab Jombang telah menunjukkan komitmen kuat dalam meningkatkan pengelolaan arsip, baik secara konvensional maupun digital. Pada Gelar Pengawasan Kearsipan 2025, yang diadakan pada 25 Agustus 2025, sebanyak 53 OPD dan kecamatan dievaluasi, dengan hasil 30 OPD mencapai kategori A (Memuaskan) dan 23 OPD kategori BB (Sangat Baik). Skor rata-rata pengawasan kearsipan meningkat signifikan, dari 62,46 pada 2023 menjadi 70,58 pada 2024, dan mencapai 80,96 pada 2025. Pemenang utama meliputi Dispersip Jombang, Dinas Perumahan dan Permukiman, serta Kecamatan Ploso, yang menunjukkan kedisiplinan tinggi dalam pengelolaan arsip.
Acara tersebut juga menampilkan pameran “Tetenger Kabupaten Jombang”, yang memamerkan arsip statis seperti dokumen pembangunan Ringin Contong, foto sejarah, dan SK pembentukan kabupaten. Kegiatan ini melibatkan lebih dari 100 siswa dari sekolah seperti SMPN 1 Jombang dan SMAN 2 Jombang, yang berpartisipasi dalam tur arsip, permainan puzzle sejarah, dan storytelling. Inovasi seperti “SOS LINA NUMPAK SEPEDA JENGKI” menjadi sorotan, dengan pendekatan interaktif seperti akses digital via QR code yang menarik minat generasi muda.
Selain itu, Pemkab Jombang telah mengintegrasikan pengelolaan arsip dengan SPBE, yang mencakup penggunaan aplikasi seperti Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) untuk pengelolaan arsip dinamis di OPD. Kolaborasi dengan ANRI juga diperkuat melalui pelatihan arsiparis dan penyediaan panduan teknis untuk digitalisasi. Pada 2025, Dispersip Jombang berhasil menginput ribuan dokumen ke JIKN, termasuk arsip sejarah dan administrasi, yang dapat diakses oleh masyarakat secara gratis.
Tantangan dalam Pengelolaan Arsip
Meski telah mencapai kemajuan signifikan, pengelolaan arsip di Jombang masih menghadapi sejumlah tantangan. Pertama, kurangnya arsiparis kompeten menjadi hambatan utama. Data dari Dispersip Jombang menunjukkan bahwa hanya sebagian kecil pegawai yang memiliki sertifikasi arsiparis, sementara kebutuhan akan tenaga terampil terus meningkat seiring digitalisasi. Kedua, infrastruktur kearsipan, seperti gudang arsip dan server digital, masih terbatas di beberapa OPD dan kecamatan. Ketiga, belum adanya peraturan daerah khusus tentang kearsipan menghambat standardisasi pengelolaan arsip di tingkat lokal.
Selain itu, rendahnya literasi arsip di kalangan masyarakat, terutama generasi muda, menjadi tantangan tersendiri. Banyak anak-anak lebih akrab dengan konten digital hiburan daripada dokumen sejarah. Untuk mengatasi ini, Pemkab Jombang telah meluncurkan program seperti “SOS LINA NUMPAK SEPEDA JENGKI” yang menargetkan pelajar, namun cakupan dan intensitasnya masih perlu diperluas.
Solusi yang diterapkan meliputi:
- Pelatihan dan Sertifikasi: Kolaborasi dengan ANRI untuk melatih lebih banyak arsiparis dan meningkatkan kompetensi pegawai OPD.
- Peningkatan Infrastruktur: Alokasi anggaran untuk pengadaan server, perangkat lunak, dan gudang arsip yang memenuhi standar.
- Regulasi Lokal: Penyusunan rancangan peraturan daerah tentang kearsipan, sebagai perubahan dari Perbup Nomor 109 Tahun 2023 tentang Pedoman Penyelenggaraan Inovasi Daerah.
- Edukasi Masyarakat: Ekspansi program literasi arsip ke sekolah-sekolah dan komunitas pedesaan melalui pameran, workshop, dan kampanye digital.
Peran SPBE dalam Pengelolaan Arsip
Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE) menjadi tulang punggung transformasi digital di Jombang. Dalam konteks kearsipan, SPBE memungkinkan integrasi sistem manajemen dokumen antar-OPD, sehingga arsip dapat dikelola secara terpusat dan efisien. Misalnya, aplikasi SIKD memungkinkan pelacakan dokumen secara real-time, mulai dari pembuatan hingga penyimpanan, sementara JIKN menyediakan akses publik ke arsip statis. Hal ini sejalan dengan amanat Perpres Nomor 95 Tahun 2018 tentang SPBE, yang menekankan pentingnya layanan pemerintahan yang terintegrasi dan berbasis teknologi.
Di Jombang, implementasi SPBE dalam kearsipan telah meningkatkan efisiensi pelaporan pertanggungjawaban. Contohnya, laporan keuangan OPD yang sebelumnya membutuhkan waktu berminggu-minggu untuk diverifikasi kini dapat diselesaikan dalam hitungan hari melalui sistem digital. Selain itu, SPBE mendukung transparansi dengan memungkinkan masyarakat mengakses laporan pembangunan melalui portal resmi Pemkab Jombang.
Namun, implementasi SPBE juga menghadapi tantangan, seperti ketimpangan akses internet di wilayah pedesaan dan kebutuhan pelatihan teknologi bagi pegawai. Untuk mengatasinya, Pemkab Jombang berencana memperluas jaringan internet melalui program “Jombang Smart City” dan mengadakan pelatihan rutin bagi pegawai OPD.
Dampak dan Manfaat Digitalisasi Arsip
Digitalisasi arsip di Jombang telah memberikan dampak signifikan, baik dalam tata kelola pemerintahan maupun pelayanan publik. Beberapa manfaat utama meliputi:
- Akuntabilitas yang Lebih Baik: Arsip digital memudahkan audit dan pelaporan, meningkatkan kepercayaan publik terhadap pemerintahan.
- Efisiensi Biaya dan Waktu: Digitalisasi mengurangi biaya penyimpanan fisik dan mempercepat akses dokumen.
- Pelestarian Sejarah: Arsip digital melindungi dokumen bersejarah dari kerusakan, memastikan warisan budaya Jombang tetap terjaga.
- Pemberdayaan Masyarakat: Program seperti “SOS LINA NUMPAK SEPEDA JENGKI” meningkatkan literasi arsip anak-anak, membentuk generasi yang sadar sejarah.
Secara kuantitatif, peningkatan skor pengawasan kearsipan dari 62,46 pada 2023 menjadi 80,96 pada 2025 menunjukkan kemajuan nyata. Secara kualitatif, keterlibatan masyarakat dalam pameran arsip dan kegiatan edukasi mencerminkan meningkatnya kesadaran akan pentingnya arsip sebagai aset daerah.
Prospek Masa Depan
Ke depan, Pemkab Jombang memiliki visi ambisius untuk menjadikan pengelolaan arsip sebagai pilar utama tata kelola pemerintahan yang modern. Beberapa langkah strategis yang direncanakan meliputi:
- Pengembangan Aplikasi Mobile: Membuat aplikasi mobile untuk akses arsip, sehingga masyarakat dapat menjelajahi dokumen sejarah dengan mudah.
- Integrasi dengan Pariwisata: Menggabungkan arsip digital dengan promosi pariwisata, seperti tur virtual ke situs bersejarah Jombang.
- Peningkatan Kapasitas SDM: Menambah jumlah arsiparis bersertifikat melalui pelatihan reguler dan beasiswa.
- Peraturan Daerah: Mengesahkan Perda Kearsipan untuk memberikan landasan hukum yang kuat bagi pengelolaan arsip.
Dengan dukungan anggaran yang memadai, seperti yang ditekankan oleh Bupati Warsubi, serta kolaborasi dengan ANRI dan komunitas lokal, Jombang berpotensi menjadi model nasional dalam pengelolaan arsip digital. Program ini juga sejalan dengan visi Indonesia Emas 2045, di mana tata kelola pemerintahan yang transparan dan berbasis teknologi menjadi kunci pembangunan berkelanjutan.
Kesimpulan
Pengelolaan arsip di Kabupaten Jombang telah mengalami transformasi signifikan, dari pendekatan konvensional menuju sistem digital yang terintegrasi dengan SPBE. Seperti yang ditegaskan oleh Bupati Warsubi, arsip bukan lagi tumpukan kertas berdebu, melainkan rekam jejak kebijakan, instrumen akuntabilitas publik, dan alat bukti hukum yang vital. Melalui inovasi seperti “SOS LINA NUMPAK SEPEDA JENGKI” dan implementasi SIKN-JIKN, Jombang telah menunjukkan komitmennya dalam membangun pemerintahan yang transparan, efisien, dan berorientasi pada pelayanan publik. Dengan mengatasi tantangan seperti kurangnya SDM dan infrastruktur, serta memperkuat regulasi dan edukasi, Jombang siap menjadi pelopor dalam pengelolaan arsip digital, mendukung visi pembangunan daerah dan nasional yang berkelanjutan.
